L’allestimento della sala di un meeting determina gran parte del successo di un evento.

Un timido raggio di sole del mattino, all’apparenza innocuo, all’ora di pranzo può trasformarsi in una sciabola fendente negli occhi di qualche malcapitato partecipante.

I profumi di un catering, posizionato all’esterno della sala, possono provocare irrequietezza prima dell’ora di pranzo e un senso di nausea durante la digestione.

Alzarsi dalla propria sedia e passare davanti a tutta la platea, calpestando borse, facendo cadere cappotti e sussurrando un’infinita sequenza di “Mi scusi… scusi… permesso” può sortire un effetto deleterio nella mente di chi desidera fare un salto alla toilette.

Ecco perché non ci si può sottrarre dallo stilare una check-list di aspetti che vanno tenuti in alta considerazione:

– Capienza della sala

Una sala deve essere riempita al punto giusto, esattamente come un tupperware. Né troppo, né troppo poco. Una sala gremita e sovraffollata non serve a gratificare il nostro ego. Dà solo fastidio. Così come una sala mezza vuota, non farà piacere perché “c’è tanto spazio” ma darà l’impressione di un evento mal riuscito.

– Accessibilità / vie di uscita

Corridoi centrali e laterali tra le sedie o banchi. Se ci sono più porte di una sala, fate in modo che non siano chiuse a chiave!

– Impianto di riscaldamento / condizionamento

Non ce n’è… Avere caldo o freddo o ancora peggio, il ristagno della puzza di sudore… possono indurre CHIUNQUE a eclissarsi il più in fretta possibile.

– Illuminazione

No alle luci in zona video. Però attenzione che il relatore si veda, non si illumina di luce propria.

– Visibilità del palco / relatore / flipchart / schermi

Non lasciate niente al caso: è veramente fastidioso vedere le persone muoversi cercando dove posizionare la propria testa!

– Condizioni audio

Microfono sì o no? Ne parliamo più avanti con un post ad hoc!

– Disposizione sedie / banchetti /

Idem come sopra.

 

Senza contare la necessità di gestire i momenti di accoglienza, di consegna di eventuale documentazione (da portare appresso tutto il giorno), catering e momenti di pausa, cappotti, giacche, borse o ombrelli.

Niente deve essere lasciato al caso. Ogni valutazione deve essere ben ponderata.

Soprattutto nel caso l’evento non sia “forte” in termini di contenuti. Perché almeno l’ospite avrà avuto il piacere di farsi una bella dormita in santa pace.

Annunci